結婚式二次会の受付がやるべき準備一覧リスト【事前・当日・翌日】

結婚式二次会に来るゲストにとって、会の“顔”となる「受付」。いざそんな大事な仕事を頼まれると、不安は尽きないもの。

「受付を頼まれて、とりあえず引き受けたけど何をするかさっぱり」
「幹事として受付業務について知っておきたい」
「あの子に受付を頼みたいけど、本来誰に頼むのが最適なの？お礼はどうしよう？」

そんな皆様に向けて、本記事では結婚式二次会の受付業務について解説します。

事前・当日・翌日とフェーズごとにやるべき仕事を一覧化。また、これから誰かに受付業務を依頼する方向けにも、「受付を誰に頼むのが最適か」ということから「適切なお礼の仕方」まで丁寧に解説しています。

本記事を最後まで読んでいただければ、受付業務の初めから終わりまでの仕事を一括理解できるでしょう。ぜひしっかりお読みいただき、不安のない状態でゲストをお迎えしましょうね！

結婚式二次会の受付は誰に頼むもの？

よくあるパターンとしては、メインの受付担当者が1～２名いて、他のスタッフが受付時のみ手伝いに入る、という形が多いようです。男女どちらが良いということはありませんが、男女ともにいるとバランスがとれて良いでしょう。

ではここからは、結婚式二次会の“顔”として、受付にふさわしい人や人物像を紹介します。自分たちの二次会に適した人数をイメージしつつ、以下で「誰に受付を頼むべきか」を見ていきましょう。

最も多いケースは友人

結婚式二次会の受付は、「新郎の友人」「新婦の友人」「新郎新婦の共通の友人」に頼むのが一般的です。受付は新郎新婦の代行としてゲストを迎えるため、新郎新婦の思いを受け継げるような親しい関係性が重視されるためです。

また受付が2名以上の場合、受付さん同士が顔見知りだとさらにグッド。顔見知りだと当日和やかな雰囲気でゲストを迎えられますし、当日までの準備や打ち合わせが円滑にすすむメリットがあります。

家族や同僚というケースも

結婚式二次会の受付を、家族や同僚に頼む新郎新婦も少なくありません。利点としては、家族や同僚は身近な存在なので、頻繁に打ち合わせができる点が挙げられます。

また、ゲストの多くが会社関係者である場合は、家族や同僚にお願いするのがベター。会社関係のゲストが多い場合は、二次会とはいえ少しフォーマルな印象になります。そのため家族や同僚など、より身近な立場の人を受付におき、かっちりとした雰囲気で固めるということが多いです。

選ぶポイントは？人柄や職業なども頼む基準

結婚式二次会の受付では多くのゲストと接するため、人柄や雰囲気も基準になります。たとえば、「明るくて社交的な人」「しっかり者で臨機応変に立ち回れる人」「気配りができて場を仕切れる人」などです。

また、「受付をしたことがある人」「接客業などで人慣れしている人」「体育会系で盛り上げ上手な人」など、具体的な経験値から適任者とみなされるケースもあります。

結婚式二次会の受付の頼み方3ステップ

受付を頼む対象者が決まったら、早めに依頼をします。対象者に快く引き受けてもらうため、大切なポイントを押さえてお願いをしましょう。

ここでは、3つのステップに沿ってポイントを解説します。

ステップ1. できれば直接会って頼む

大切なお願いなので、できるだけ直接会うか、せめて電話で依頼をしましょう。メールやLINEですと、頼むのが簡単なだけに断るのも簡単な印象を与えてしまうからです。

また、仮に相手が「自分にできるかな？」と不安に感じても、新郎新婦の気持ちを直接聞くことで「自分で良ければ協力しよう」と思いきれる場合があります。

ただし、無理に押しつけることはせず、あらかじめ「無理なら断ってくれても大丈夫だよ」と添えて頼むことをお忘れなく。

ステップ2. なぜ頼むか理由を話す

お願いをするときは、なぜその人に頼むのか理由も話しましょう。「都合が合う人なら誰でもいい」というような理由では、相手は「じゃあ自分でなくてもいいのでは？」と感じるからです。

上記のように頼みたい根拠を交えて、相手が「自分だから選ばれたんだ」と思えるようにお願いするとよいでしょう。

ステップ3. 具体的な内容を伝える

受付で何をしてもらうのか、相手に具体的な内容を伝えましょう。仕事の内容がわかり、「これならできる」と思えるからこそ、相手は受付を引き受けてくれます。

ただし、いきなり細かな業務リストを渡すと「面倒だな」と思われかねません。まずは口頭で、“ゲストのチェックイン・会費の徴収・簡単な会計と支払いなど”と、大まかに伝えるのがよいでしょう。

【事前準備編】結婚式二次会の受付の仕事一覧

対象者に受付を引き受けてもらえたら、具体的な準備をスタートさせます。まずは仕事内容を一覧で確認し、全体像を把握しましょう。

役割分担を決める

当日は、複数の仕事を同時進行でこなさなければなりません。他のスタッフ方やゲストが混乱しないよう、役割分担を決めるのも重要です。

事前準備を分担して効率よく進めるためにも、上記のように担当領域を分割して、誰がどの区分を担当するかを明確化させておきましょう。

ゲストの名簿リスト作成

ゲストが来場した際、名前を確認してチェックインする際に名簿が必要となります。遅れているゲストに連絡を入れたり、漏れなく集金をするために必要です。

名簿の作成にはいくつかポイントがありますので、使いやすいものを下記よりピックアップしてご活用ください。

つり銭と集金箱の準備

会費制の二次会では、ゲストにお釣りを渡す場合も出てきます。会費をいくらに設定するかにもよりますが、千円札や500円玉を多めに準備しておきましょう。半数は１万円を持ってくると仮定すると、ちょうど良いかと思います。

また「集金箱」と「つり銭入れ」をそれぞれ１つずつ用意することをお勧めします。集金箱には、ゲストから徴収したお金を。もう１つはお釣りのお札や小銭を入れる用です。

箱が1つだと集金したお金とつり銭が混ざって、後で徴収額を確認するのが困難になってしまいます。箱は2つ用意しましょう。

受付の飾り付けの準備

受付はガストが最初に目にする大事な場所。素敵な雰囲気づくりができるよう、会のテイストにあった飾りつけを考えてみましょう。

チェキを使った飾りつけアイディアの参考はこちらに！

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【当日編】結婚式二次会の受付の仕事一覧

結婚式二次会の当日における受付業務は、だいたい次のような流れになります。

以下、細かく見ていきましょう。

受付のセッティングをする

会場のテーブルなどを使って、受付ブースを設けます。どこに設置すればゲストの目につきやすいか、また、受付を済ませたゲストの邪魔にならないかなど、動線を確認しながら場所を決めましょう。

また、装花やウェルカムボードなどで受付スペースの飾り付けも行います。受付業務がスムーズに行えるよう配慮しながら、結婚式二次会にふさわしい華やかな受付にセッティングしましょう。

ゲストの名前を確認する

来場者に名前を伺って、名簿と照らしあわせチェックを入れます。名簿にない参加者の場合は、余白にフルネームと新郎新婦との関係を記入の上、後で幹事に報告をしましょう。

ゲストから会費を徴収する

受付の仕事の中で、最も重要なのが会費の徴収です。集金用の金庫と、お釣り用の金庫を分け、お釣りはしっかり数えて間違わないように返金します。

ゲストへ配布物を渡す

受付では、新郎新婦からゲストへ、あるいはゲストから新郎新婦へ、または二次会で利用するための配布物が様々あります。配布物は、会費の徴収と引き換えに渡しましょう。

場合によってはメッセージカードなど回収が必要な配布物もありますので、どのように運用するか決めておくのも大切です。受付で渡す配布物には、下記のようなものがあります。

ゲストに撮影やメッセージ記入をしてもらう

受付では、二次会の演出に必要な準備をします。すべてのゲストに協力してもらう場合は、名簿の別枠にチェック欄を設けて漏れを防ぎましょう。

ゲストの荷物を預かる

受付は、クロークとしての役割も担います。ゲストの荷物や上着などを預かり、クロークやハンガーラックなどに保管しましょう。

注意したいのは、貴重品の預かりです。財布や自宅の鍵などは預からず、ゲスト自身に持ってもらうようにしましょう。

ゲストへ会場などの案内をする

受付では、ゲストに会場内の設備を案内します。たとえば、座席がどこなのか、ウェルカムドリンクがある場合はどこで受け取るのか、お手洗いや喫煙スペースがどこにあるのかなどです。

また、開宴時間や終宴時間、予定来場者数、三次会の予定など、ゲストからの質問にも答えられるよう基本的な情報をインプットしておくとよいでしょう。

飛び入りゲストに対応する

当日、急きょ結婚式二次会に駆けつけてくれる飛び入りゲストもいます。飛び入りゲストが来場したら、ゲスト名簿に名前を記載し、ほかのゲストと同じように受付を済ませましょう。

また、席や料理の準備が必要なため、必ず会場のスタッフに飛び入り人数を速やかに伝えます。突然のゲストに驚いたとしても、慌てたり焦ったりせず、来場へのお礼を述べて落ち着いた対応を心がけましょう。

会場に支払いをする

すべてのゲストから会費を徴収したら、お金をまとめて集計をします。お札や硬貨を10枚単位でまとめると、集計がスムーズです。

支払いのタイミングにいついては、事前に会場スタッフに確認しておくとよいでしょう。会計報告のためにも、支払いの際は領収書を必ずもらいます。

【後日編】結婚式二次会の受付の仕事一覧

幹事か新郎新婦に会計報告をする

会場への支払いが済んだら、会計報告をします。まず最終的な来場ゲスト数から徴収した会費の総額を算出。のち会場へ支払った金額と準備しておいたお釣りの額を差し引いて、実際の残額と照合しましょう。

会計報告では、お金と一緒に、会計時にもらった領収書や受付でチェックを入れたゲスト名簿も渡します。もし、受付の誰かがお釣りを立て替えた場合は、立て替えた金額も報告しましょう。
また新郎新婦や幹事にお金をスマートに渡せるように、きれいな封筒を用意しておくといいでしょう。

結婚式二次会の受付さんへのお礼は？

結婚式二次会で受付を頼んだら、お礼をするべきか悩むものです。ここでは、一般的な対応について紹介しますので、ご参考ください。

会費を無料にしてお礼とする

最も多いのは、新郎新婦が受付の方の会費をもつケース。受付係の会費を無料にする場合は、会計で混乱させないよう、受付を引き受けてくれたタイミングや結婚式二次会の前日までに「受付のお礼として会費は2人からプレゼントさせてもらうね」などと伝えておきましょう。

会費はもらって現金や商品券を渡す

結婚式二次会の受付さんへのお礼で現金や商品券を渡すケースも多いです。金額は二次会の規模や会費などによって差がありますが、相場は3,000円～5,000円/人。二次会終了後に、ご祝儀袋やポチ袋に入れて渡すとよいでしょう。

会費はもらってプレゼントを渡す

現金ではなく、プレゼントをお礼として渡す新郎新婦も多いです。予算に幅はありますが、会費の半額程度が一般的。人気のプレゼントとしては、ゲストが好きなものを選べるカタログギフトやカフェチケットなどがあります。

会費はもらって食事をごちそうする

会費を無料にするのと同じくらい一般的なお礼が、食事のごちそうです。結婚式二次会の後、新郎新婦からお礼の連絡を入れて「改めてお礼をしたい」と食事の約束をします。

食事代の予算としては、3,000円程度/人で会費の半額が目安です。食事の席で直接お礼ができますし、二次会でホスト役を務めてくれた方へのおもてなしになります。

まとめ：受付が整ったら司会についても確認しよう

いかがでしたでしょうか。今回は結婚式二次会の受付業務について網羅的に解説しました。

結婚式二次会の受付は、立場や関係性、人物像などをヒントに適任者に依頼しましょう。また、当日の受付がスムーズに行えるよう、仕事の一覧をまとめたり準備をしたりなどするのも大切ですよ。

受付が整ったら、結婚式二次会の司会の準備もしましょう。司会進行は、結婚式二次会の成功を左右する大切な役目です。

こちらで結婚式二次会の司会進行の流れやセリフなどまとめています。

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