「結婚式の二次会幹事を引き受けたはいいものの、何を準備すべきかさっぱり」
そんな幹事さんいらっしゃいませんか？
そこで本記事では、幹事初心者さんでもスムーズに準備できるよう、二次会の準備を一覧化してご紹介します。
幹事がすべき仕事が一覧化してあるので、結婚式二次会に必要な準備を抜け漏れなく確認できます。ぜひ本記事を活用いただき、結婚式二次会を成功に導いてくださいね。
結婚式二次会のための準備リスト一覧
まずは結婚式二次会の準備の大まかな項目を押さえましょう。すべてを幹事さんが担うわけではありませんので、新郎新婦と相談しながら役割分担の参考にしてくださいね。
結婚式二次会の準備リスト
・全体の予算を決める
・会場を探し予約する
・招待状を作成し届ける
・ゲスト数を集計する
・余興や演出などを考える
・スタッフ編成をする
・当日の司会進行をまとめる
・挨拶や余興などの依頼をする
・景品やプチギフトを用意する
・演出に使う備品や機材を手配する
全体の予算を決める
結婚式二次会に必要な予算の大部分は、ゲストからの会費でまかないます。ゲストの会費には、飲食代や会場使用料を含めるのが一般的です。
また、景品やプチギフトなどの代金を会費にあてる場合もあります。新郎新婦の自己負担額と会費の総額のバランスを見ながら、全体の予算を決めましょう。
効率的な会費の決め方はこちら↓をチェック。
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会場を探し予約する
新郎新婦に、希望のパーティーイメージを考えてもらいます。たとえば、「カジュアル」「ゴージャス」「アットホーム」などです。
イメージが決まったら、イメージを叶える会場を探します。そして、収容人数や料理の内容、パーティープラン、揃っている備品や設備などで絞り込みながら、予算内に収まる会場に予約をしましょう。
自分たちの二次会に最適な会場を効率的に探すなら、「二次会ベストサーチ」がおすすめです。
※二次会ベストサーチでは、会場タイプ・収容人数・料理ジャンル・予算で絞りこんで全国の二次会会場を検索できます。ぜひご利用してみてください！
招待状を作成し届ける
新郎新婦が招待客をリストアップした後、招待状を作成して届けます。招待状のスタイルは、メールやWEB版、手作りなどありますので、立場や相手との関係に応じた方法で作成しましょう。
「招待状の書き方」や「いつまでに招待状をおくるべきか」についてはこちらをチェック。
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ゲスト数を集計する
招待者の出欠が回答されたら、出席者を集計します。予算に大きく関わることなので、会計担当の幹事に一括して管理してもらいましょう。
直前になってキャンセルや出席希望の連絡が来ることもあるため、段階的に確認することも大切です。
余興や演出などを考える
結婚式二次会を盛り上げるため、ゲストに余興を楽しんでもらったり、新郎新婦に感動サプライズを仕掛けたりなどしましょう。ゲスト数やゲスト層、会場の規模などに応じた内容を考え、必要に応じてゲストにも協力を要請します。
おすすめの余興やゲームについては、下記記事にてご紹介しています。ぜひご参考ください。
スタッフ編成をする
結婚式二次会では、司会以外にも仕事がたくさんあります。一般的な役割を挙げますので、前もって適任者を選出しましょう。
◆タイムキーパー……当日のスケジュールを円滑に運びます。※幹事が兼任も可
◆司会……ゲストの前に立ち会の進行・盛り上げを担当します。※1名。代行業者でも可
◆会計……会場への清算をします。 ※幹事が行いましょう。
◆受付……開宴前にゲストから会費を集めます。※2～4名必要です。
◆撮影係……当日のカメラやビデオでの撮影をお願いします。 ※必要に応じて。
◆演出係……当日の音響や映像などを任せます。 ※必要に応じて。
◆アシスタント……幹事の仕事をサポートしてもらいます。 ※1～2名でOK。
それぞれの得意分野だけでなく、立場や生活スタイルなども考慮しながら役割分担することを意識しましょう。
当日の司会進行をまとめる
結婚式二次会のプログラムに沿って、タイムスケジュールを組んだり、進行のための台本を作ったりなどします。また、司会以外のスタッフと、どのタイミングで何をするか裏方の進行もまとめておきましょう。
より具体的な司会進行については、下記記事をご参考ください。
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挨拶や余興などの依頼をする
結婚式二次会に出席するゲストに、乾杯の挨拶や新郎新婦へのスピーチ、余興でのパフォーマンスを依頼します。どのタイミングで、どれくらいの持ち時間で実施してもらうかも伝えておきましょう。
景品やプチギフトを用意する
ゲームの優勝者などに贈る景品や、ゲストへのお土産として渡すプチギフトを用意します。予算内で収まるよう、ゲスト数に応じて候補を絞りながら決めましょう。
予算500円
予算1000円
具体的なおすすめの景品については下記記事でもご紹介しておりますので、気になる方は併せてご参考ください。
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演出に使う備品や機材を手配する
演出に必要な備品や機材をリストアップし、適切なタイミングで手配します。会場によって借りられるものや、パーティープランに付いているものもあるため、会場探しでは揃っているものが何かも確認しましょう。
結婚式二次会までの準備スケジュール
結婚式二次会に必要な準備を、スケジュールにして把握するのも大切です。ここからは何をいつから進めればいいのか、細かな準備も挙げながら解説します。
| 4～5ヶ月前 | ・新郎新婦との顔合わせ ・日程を決める ・会場を探す |
| 3～4ヶ月前 | ・幹事側の役割を決める ・日程を決める ・会場と会費を決める |
| 3～2ヶ月前 | ・プログラムを練る ・招待状を発送する ・ゲスト数を集計する ・予算を再計算する |
| 1～2ヶ月前 | ・ゲストの最終確認をする ・予算を確定する ・プログラムを確定する ・司会の台本やスケジュールを作成する ・景品やプチギフトを探す |
| 1ヶ月～直前 | ・三次会の会場を手配する ・景品やプチギフトを用意する ・備品や小道具を購入する ・会場に最終連絡をする ・準備の最終確認をする |
4～5ヶ月前
新郎新婦との顔合わせ
幹事と新郎新婦の顔合わせでは、やりたい結婚式二次会のイメージや新郎新婦と幹事チームの仕事分担をすり合わせます。
日程を決める
結婚式二次会を結婚式当日に開催するのか、別の日に設定するのか日程を決めます。ゲスト予定者の都合なども考慮して、1人でも多くのゲストが出席できるような日程を決めましょう。
会場を探す
新郎新婦の希望イメージやゲスト予定者数などに合わせ、適切な会場をいくつか探します。可能であれば、新郎新婦と一緒に会場を下見をしたり、打ち合わせに使用して料理の味見をしたりできたら完璧です。
3～4ヶ月前
幹事チーム内の役割を決める
幹事側のチームを編成したら個々の役割を決め、連絡先や打ち合わせ日も共有します。
予算を決める
会費の予定総額と新郎新婦の自己負担額を算出し、大まかな予算を決めます。会費の絞り込みは、景品やプチギフトの予算も考慮しつつ、並行して行いましょう。
会場と会費を決める
いくつかに絞った会場の中から、最終的に開催会場を決めます。会場を決めた後は、プランなどに応じて会費を決めましょう。
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3～2ヶ月前
プログラムを練る
受付からゲストの退場まで、余興や演出を含めたプログラムを練ります。会場を借りられる時間内でタイムスケジュールを組みましょう。
招待状を発送する
新郎新婦から手渡し以外の相手には、メールや郵送などで招待状を発送します。個人情報の取り扱いが気になる場合は新郎新婦に発送までしてもらい、幹事側は集計作業からを担いましょう。
ゲスト数を集計する
出席と回答してくれたゲストの数を集計します。未返信や直前まで回答保留のゲストについても把握しておきましょう。
予算を再計算する
当初に立てた予算との間に大きな差がないか、出席予定のゲスト数から予算の再計算をします。あまりに予算オーバーする場合は、景品やプチギフト、演出に掛かる費用などを調整して抑えましょう。
1～2ヶ月前
ゲストの最終確認をする
キャンセル人数や追加人数など、最初の出欠回答から変更になるゲスト数に応じて最終確認をします。未返信や保留回答の相手には幹事側から連絡を入れてもよいでしょう。
予算を確定する
ゲスト数を最終確認したら、会費総額がわかるので予算を確定します。備品の購入など出費予定の予算にも漏れがないか、改めて確認しましょう。
プログラムを確定する
ゲストに依頼していた挨拶や余興などが予定通り実施できるかをまず確認。その後全体のプログラムを確定します。また、会場が使用できる時間制限の中で収まるか最終チェックをしょう。
司会の台本やスケジュールを作成する
プログラムの確定にもとづき、当日の進行に備えて台本やタイムスケジュールを作成しましょう。完成したら、幹事チームやスタッフ全体で共有します。
景品やプチギフトを探す
予算に応じて、ゲストに渡す景品やプチギフトの候補を探しましょう。新郎新婦の好みや意見を取り入れることも大切です。
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1ヶ月～直前
三次会の会場を手配する
三次会を開催する場合は、二次会の会場近くでふさわしい場所を見つけます。予約はゲスト数が見込めるタイミングでよいですが、日程や時間帯によっては早めの手配が望ましいです。
景品やプチギフトを用意する
目星をつけておいた景品やプチギフトを購入。不要な包装を外したり、必要なラッピングをしたりなど、当日ゲストに渡しやすい状態にしておきましょう。会計担当者などから購入代金を受け取り、購入後は領収書を提出します。
備品や小道具を購入する
演出や余興に必要な備品と小道具を購入します。必ず領収書を受け取り、会計担当者に提出しましょう。立て替え払いでトラブルにならないよう、新郎新婦に出金をお願いするのも大切です。
会場に最終連絡をする
遅くとも1週間前までには、会場にゲスト数と料理内容などのプランを最終連絡します。当日は、予定ゲスト数の10％前後のキャンセルも考慮しておきましょう。
準備の最終確認をする
景品やプチギフト、備品類などが揃っているか、演出などに使用する音源や映像に不備はないか、入念に確認しましょう。
結婚式二次会の準備のための当日タイムスケジュール
当日までの準備項目をしっかり押さえたところで、いよいよ本番です！当日幹事は全体状況を見ながら、最後まで会を問題なく導かなくてはなりません。そのためには当日のタイムスケジュールを知り、どこでどんな役割が必要なのかを頭に入れておくことが大切です。
ここでは当日のタイムスケジュール例を参考に、実際の流れとそれに必要な役割を見ていきましょう。
| 当日の流れ | ||
| 時間 | プログラム | 必要な役割 |
| 17:30 | 開場（受付、配布物の配布、チェキ撮影など） | 受付 |
| 17:55 | 開宴前の挨拶、事前の案内 | 司会 |
| 18:00 | 新郎新婦入場で開宴 | 司会 |
| 18:05 | 新郎新婦挨拶 | 新郎新婦 ポイント：事前に頼んでおきましょう。 |
| 18:10 | 乾杯 | 挨拶者 ポイント：事前に頼んでおきましょう。 |
| 18:15 | ケーキカット＆ファーストバイト | 新郎新婦 |
| 18:20 | 歓談（1回目） | ー |
| 18:40 | 余興・演出・ゲームなど | 司会、アシスタント、演出係、撮影係 |
| 19:00 |
歓談（2回目） | ー |
| 19:20 |
新郎新婦挨拶 | 新郎新婦 ポイント：事前に頼んでおきましょう。 |
| 19:30 |
新郎新婦退場 | 司会 |
| 19:45 |
ゲスト退場 | 司会 |
| 19:50 | 退出準備、お店の人へ支払い | アシスタント、会計 |
| 20:00 | 完全退出 | ー |
上記の表を参考にしつつ、幹事は各プログラムで「必要な役割」と「その動き」を頭に入れておきましょう。主に当日必要となる役割は、以下の通りです。
◆タイムキーパー……当日のスケジュールを円滑に運びます。※幹事が兼任も可
◆司会……ゲストの前に立ち会の進行・盛り上げを担当します。※1名
◆乾杯の挨拶者……基本誰でも可。一般的なのは共通の友人やお世話になった人など。
◆会計……会場への清算をします。 ※幹事が行いましょう。
◆受付……開宴前にゲストから会費を集めます。※2～4名必要です。
◆撮影係……当日のカメラやビデオでの撮影をお願いします。 ※必要に応じて。
◆演出係……当日の音響や映像などを任せます。 ※必要に応じて。
◆アシスタント……幹事の仕事をサポートしてもらいます。 ※1～2名でOK。
表に立って頑張ってくれる人たちをサポートするのが幹事の当日のお仕事。全体を見つつ、問題が発生したときの対処策も事前に考えておくと良いでしょう。
当日の進行をより詳しく知りたい方はこちらをチェック。
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まとめ：漏れない準備で結婚式二次会を盛り上げよう！
ここまで紹介しました通り、結婚式二次会の準備はたくさんあります。
しかしすべてが幹事さん1人の仕事ではありません。幹事チームを編成して役割を分担し、新郎新婦が行う準備と並行しながら進めましょう。ぜひ、本記事のスケジュールを活用して漏れなく準備を進め、想い出に残る二次会を成功させましょうね。